La scuola a prova di privacy - Vademecum ed. 2023

In data 15 maggio 2023, il Garante per la Protezione dei dati Personali ha pubblicato il nuovo Vademecum “La scuola a prova di Privacy” ed. 2023, che affronta le tematiche connesse al trattamento dei dati personali nelle istituzioni scolastiche.

Obiettivo della nuova guida è quello di offrire alle istituzioni scolastiche, alle famiglie, agli studenti e ai docenti un agile strumento per assicurare la più ampia protezione dei dati delle persone che crescono, studiano e lavorano nel mondo scolastico.

Di seguito è riportata una sintesi degli aspetti principali realizzata dalla Dott.ssa Anna Cima. A fondo pagina è presente il Vademecum completo che è possibile scaricare anche dal sito del Garante cliccando qui.

Il nuovo documento tiene conto delle novità introdotte dal Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali (GDPR) e dell’evoluzione normativa applicabile al contesto educativo e formativo, ma raccoglie anche i casi affrontati dal Garante con maggiore frequenza, in modo da offrire elementi di riflessione e di approfondimento per tutti coloro che interagiscono con l’ambiente scolastico, anche alla luce dei tanti quesiti che vengono posti da studenti, famiglie, docenti, personale e istituzioni scolastiche.

Il vademecum punta inoltre a chiarire dubbi o fraintendimenti legati al trattamento dei dati nelle istituzioni scolastiche – dall’attività didattica alla gestione dei rapporti di lavoro – e presenta anche alcune indicazioni e suggerimenti su come aiutare i più giovani a tutelarsi di fronte ai rischi connessi allo sviluppo del mondo digitale.

TRASPARENZA

Tutte le scuole hanno l’obbligo di far conoscere agli “interessati” (studenti, famiglie, docenti e altro personale) come vengono trattati i loro dati personali.

E’ necessario quindi predisporre l’informativa sul trattamento dati, in un linguaggio facilmente comprensibile e che deve contenere tutti gli elementi essenziali del trattamento.

TRATTAMENTO DATI NELLE ISTITUZIONI SCOLASTICHE

Tutte le scuole possono trattare i dati personali degli studenti, anche relativi a categorie particolari, funzionali all’attività didattica e formativa, per il perseguimento di specifiche finalità istituzionali quando espressamente previsto dalla normativa di settore. Basi giuridiche quali il consenso e/o il contratto, possono trovare invece applicazione per attività non strettamente connesse a quelle didattiche.

CHI TRATTA DATI A SCUOLA?

Il dirigente scolastico, in quanto legale rappresentante del Titolare del Trattamento, prende le decisioni sulle modalità del trattamento e su chi svolge attività di trattamento, autorizzando il personale.

CATEGORIE PARTICOLARI DI DATI RELATIVI AD ALUNNI

Le categorie particolari di dati sono gli ex dati sensibili e sono: le origini razziali ed etniche, le convinzioni religiose, lo stato di salute o la vita sessuale, le opinioni politiche, l’appartenenza sindacale, i dati personali relativi a condanne penali e reati. Sono tutti dati che la scuola deve trattare per l’esclusivo perseguimento di finalità istituzionali, che prevedono un obbligo per il titolare e/o la tutela di un interesse vitale dell’interessato.

IL RAPPORTO DI LAVORO

Dirigenti, docenti e personale ATA sono anche soggetti interessati in quanto lavoratori cui si riferiscono i dati personali, anche relativi a categorie particolari.

La scuola tratta tali dati per la gestione del rapporto di lavoro nel rispetto delle norme di settore che regolano, ad es., le procedure di assunzione, l’adempimento degli obblighi di legge (quali gli specifici obblighi di comunicazione alle autorità previdenziali o assicurative), la gestione delle assenze, i procedimenti disciplinari, i procedimenti valutativi, gli adempimenti in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro e quelli necessari alla cessazione del rapporto.

La scuola infatti – quando agisce come datore di lavoro – tratta i dati nel rispetto delle norme di settore e per adempiere a obblighi o compiti previsti dalla legge, non potendo invece il consenso del lavoratore costituire, di regola, un valido presupposto su cui fondare il trattamento.

NO ALLA COMUNICAZIONE DI DATI A TERZI E ALLA CIRCOLAZIONE DI INFORMAZIONI TRA COLLEGHI

Nel trattare i dati dei lavoratori, la scuola deve adottare misure tecniche e organizzative per prevenire la conoscibilità ingiustificata di dati personali dei propri dipendenti da parte di soggetti terzi (famiglie, studenti, OO.SS., altri soggetti), al fine di evitare la comunicazione illecita di informazioni personali (ad es., riguardanti informazioni particolarmente delicate come lo stato di salute del lavoratore o l’assunzione di provvedimenti di carattere disciplinare o valutativo).

La scuola deve anche evitare la circolazione nell’ambiente di lavoro di dati personali riferiti ai docenti o al personale ATA in favore di altri dipendenti che non siano specificamente autorizzati.

DIRITTO DI ACCESSO

Anche in ambito scolastico, ogni persona ha diritto di conoscere se sono conservate informazioni che la riguardano, di apprenderne il contenuto, di farle rettificare se erronee, incomplete o non aggiornate, cancellare o di opporsi al loro trattamento, formulando una specifica istanza al titolare per l’esercizio dei propri diritti.

Diversi i casi di Accesso agli atti amministrativi e Accesso civico e Generalizzato, per le quali il titolare deve fare valutazioni di requisiti e possibilità.

TUTELA DINANZI AL GARANTE

In caso di violazione della normativa in materia di protezione dei dati personali, la persona interessata (studente, famiglia, docente, altro personale) può rivolgersi al Garante presentando un reclamo. Il reclamo può essere presentato solo dall’interessato e contiene un'indicazione dettagliata dei fatti e delle circostanze su cui si fonda, delle disposizioni che si presumono violate e delle misure richieste, gli estremi identificativi del titolare o del responsabile del trattamento.

Chiunque abbia conoscenza di una possibile violazione del Regolamento o del Codice può invece presentare una segnalazione per sollecitare un controllo da parte del Garante, che però non comporta necessariamente l’adozione di un provvedimento nei confronti del titolare del trattamento.

ISCRIZIONI A SCUOLE E ASILI

È necessario valutare con attenzione le informazioni richieste in fase di iscrizione degli alunni (attraverso il sistema online o moduli cartacei).

La istituzione che intendono integrare il modulo di iscrizione, non possono chiedere informazioni personali non pertinenti rispetto alla finalità dell’iscrizione (ad es. la professione dei genitori). Particolare attenzione deve essere prestata alla eventuale raccolta di categorie particolari di dati (ex sensibili), la cui raccolta e trattamento devono essere espressamente previsti dalla normativa.

TEMI E VITA DI CLASSE

Non lede la privacy degli alunni l’assegnazione di temi in classe riguardanti il loro mondo personale o familiare, ma nel momento della loro alla lettura in classe, l’insegnante deve avere la capacità di trovare il giusto equilibrio tra le esigenze didattiche e la tutela dei dati personali. Restano validi gli obblighi di riservatezza previsti per il corpo docente.

VOTI ED ESAMI

Salvo lo specifico regime di pubblicità relativo agli esiti degli esami di Stato, non è ammessa la pubblicazione online degli esiti degli scrutini.

Pertanto gli esiti degli scrutini delle classi intermedie delle scuole secondarie di primo e di secondo grado e di ammissione agli esami di Stato del secondo ciclo di istruzione vanno resi disponibili, con la sola indicazione “ammesso” e “non ammesso” alla classe successiva (ivi compresi, per le classi finali, i crediti scolastici attribuiti ai candidati) nell’area riservata del registro elettronico cui possono accedere solo gli studenti della classe di riferimento. I voti riportati nelle singole discipline dall’alunno, invece, sono riportati nell’area riservata del registro elettronico a cui può accedere esclusivamente, con le proprie credenziali, il singolo studente o la propria famiglia.

COMUNICAZIONI SCOLASTICHE

È necessario evitare di inserire, nelle circolari e nelle comunicazioni scolastiche non rivolte a specifici destinatari, dati personali che rendano identificabili, ad es., gli alunni coinvolti in casi di bullismo o destinatari di provvedimenti disciplinari o interessati in altre vicende particolarmente delicate.

DISABILITA’ E DSA

Le istituzioni scolastiche devono prestare particolare attenzione a non diffondere, anche per mero errore materiale, dati relativi alla salute e i nomi di studenti con disabilità, limitandone la conoscibilità a soggetti legittimati dalla normativa scolastica e da quella specifica di settore.

GESTIONE DEL SERVIZIO MENSA

Gli enti locali che offrono il servizio mensa, possono trattare i dati particolari degli alunni indispensabili per la fornitura di pasti nel caso in cui debbano rispondere a particolari richieste delle famiglie legate, ad es., a determinati precetti religiosi o a specifiche condizioni di salute.

DALLA SCUOLA AL LAVORO

La scuola deve essere autorizzata dagli studenti alla comunicazione e/o diffusione dei propri dati, al fine di agevolare l’orientamento, la formazione e l’inserimento professionale.

CYBERBULLISMO E ALTRI FENOMENI DI RISCHIO

I giovani devono essere consapevoli che le proprie azioni in rete possono produrre effetti negativi anche nella vita reale e per un tempo indefinito. È quindi estremamente importante prestare attenzione in caso si notino comportamenti anomali e fastidiosi su un social network, su sistemi di messaggistica istantanea (come Whatsapp, Snapchat, Skype, Messenger, etc.) o su siti che garantiscono comunicazioni anonime. Occorre avvisare subito i compagni, i professori, le famiglie se ci si rende conto che qualcuno è insultato o messo sotto pressione da compagni o da sconosciuti.

SMARTPHONE E TABLET

L’utilizzo di telefoni cellulari, di apparecchi per la registrazione di audio e immagini è in genere consentito, ma esclusivamente per fini personali, e sempre nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali delle persone coinvolte. Le istituzioni scolastiche hanno, comunque, la possibilità di regolare o di inibire l’utilizzo di registratori, smartphone, tablet e altri dispositivi elettronici all’interno delle aule o nelle scuole stesse.

SHARENTING

I genitori devono prestare particolare attenzione se intendono condividere online contenuti che riguardano i propri figli (foto, video, ecografie, storie). Ciò che viene pubblicato online o condiviso nelle chat di messaggistica rischia di non essere più nel nostro controllo e questo vale maggiormente nel caso dei minori.

DIDATTICA A DISTANZA

Le scuole che utilizzano sistemi di didattica a distanza nell’ambito delle proprie finalità istituzionali non devono chiedere il consenso al trattamento dei dati di studenti, genitori e docenti. Devono informare, con un linguaggio facilmente comprensibile anche dai minori, gli interessati (studenti, genitori e docenti) in merito, in particolare, alle caratteristiche essenziali del trattamento che viene effettuato specificandone le finalità.

IMMAGINI DI RECITE E GITE SCOLASTICHE

Non violano la privacy le riprese video e le fotografie raccolte dai genitori durante le recite, le gite e i saggi scolastici. Le immagini, in questi casi, sono raccolte per fini personali e destinate a un ambito familiare o amicale e non alla diffusione. La pubblicazione di immagini in chiaro dei minori richiede, di regola, il consenso informato degli esercenti la responsabilità genitoriale e delle altre persone presenti nelle fotografie e nei video.

REGISTRAZIONE DELLE LEZIONI E STRUMENTI COMPENSATIVI E DISPENSATIVI

Nell’ambito dell’autonomia scolastica, gli istituti possono decidere di regolamentare o anche di inibire l’utilizzo di telefonini e altri strumenti che siano in grado di registrare immagini e voci. Non è invece ammessa la videoregistrazione della lezione in cui si manifestano le dinamiche di classe, neanche qualora si utilizzino piattaforme per la didattica a distanza.

REGISTRO ELETTRONICO

L’impiego del registro elettronico è previsto da specifiche disposizioni normative. Il personale amministrativo e i docenti, in quanto personale autorizzato a trattare i dati personali per conto della scuola, devono essere istruiti anche in merito alle specifiche funzionalità del registro elettronico, al fine di prevenire che, ad es., informazioni relative a singoli studenti o docenti siano messe a disposizione di terzi o altro personale non autorizzato. Sono auspicabili azioni di sensibilizzazione anche per alunni e famiglie.

PUBBLICITA’ E TRASPARENZA

In relazione agli adempimenti di pubblicità e trasparenza della PA, gli Istituti scolastici devono prestare particolare attenzione a non rendere accessibili informazioni che dovrebbero restare riservate o a mantenerle online oltre il tempo consentito, mettendo in questo modo a rischio la privacy e la dignità delle persone. La pubblicazione su Internet di atti o documenti che riportano informazioni personali (graduatorie, circolari, determinazioni) deve avvenire nel rispetto dei principi generali di protezione dei dati, avendo riguardo anzitutto alla sussistenza di idonei presupposti di liceità della diffusione online dei dati personali, verificando altresì che i dati oggetto di pubblicazione siano “adeguati, pertinenti e limitati” rispetto alle finalità istituzionali perseguite.

PUBBLICAZIONE DEI NOMINATIVI DEGLI ALUNNI DISTINTI PER CLASSE

La diffusione dei dati relativi alla composizione delle classi sul sito web istituzionale non è consentita in quanto la normativa in materia di protezione dei dati personali prevede che la diffusione dei dati personali è lecita solo se prevista dalle disposizioni di settore.

GRADUATORIE DEL PERSONALE E SUPPLENZE

Gli istituti scolastici possono pubblicare, in base a quanto previsto dalle specifiche diposizioni di settore e nei tempi ivi stabiliti, sui propri siti internet le graduatorie di docenti e personale amministrativo tecnico e ausiliario (ATA) per consentire a chi ambisce a incarichi e supplenze di conoscere la propria posizione e punteggio. Tali liste devono però contenere solo i dati strettamente necessari all’individuazione del candidato, come il nome, il cognome, il punteggio e la posizione in graduatoria.

PAGAMENTO DEL SERVIZIO MENSA

Non si può pubblicare sul sito della scuola, o inserire in bacheca, il nome e cognome degli studenti i cui genitori sono in ritardo nel pagamento della retta o del servizio mensa; né può essere diffuso l’elenco degli studenti, appartenenti a famiglie con reddito minimo o a fasce deboli, che usufruiscono gratuitamente di tale servizio.

SERVIZIO DI SCUOLABUS

Gli istituti scolastici e gli Enti locali non possono pubblicare online (sito della scuola, profilo social, etc.), in forma accessibile a chiunque, gli elenchi dei bambini che usufruiscono dei servizi di scuolabus, indicando tra l’altro le rispettive fermate di salita-discesa o altre informazioni sul servizio. Tale diffusione di dati personali, che tra l’altro può rendere i minori facile preda di eventuali malintenzionati, non può assolutamente essere effettuata. 

VIDEOSORVEGLIANZA CONTRO FURTI E VANDALISMI

È possibile installare un sistema di videosorveglianza negli istituti scolastici quando risulti indispensabile per tutelare l’edificio e i beni scolastici, circoscrivendo le riprese alle sole aree interessate, come ad es. quelle soggette a furti e ad atti vandalici. Le telecamere, se posizionate all’interno dell’istituto, devono essere attivate solo al termine delle attività scolastiche ed extrascolastiche, mentre le aree perimetrali esterne degli edifici scolastici possono essere oggetto di ripresa, per tutelare l’edificio e i beni ivi contenuti, anche in orario di apertura degli stessi.

QUESTIONARI PER ATTIVITA’ DI RICERCA

La raccolta di informazioni personali, spesso anche appartenenti alle particolari categorie di dati, per attività di ricerca effettuate da soggetti legittimati, esterni alla scuola attraverso questionari, è consentita soltanto se i ragazzi, o i genitori nel caso di minori, sono stati preventivamente informati in merito alle caratteristiche essenziali del trattamento dei loro dati personali. Studenti e genitori devono comunque essere lasciati liberi di non aderire all’iniziativa.

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